企业为了降低成本，提升效率，并且因应资讯环境的改变，进而追求数位化，高谈濶论了数十年，真正落实的有几家? 据2015年一份研究报告显示，34%的受访者承认他们的办公空间仍然堆满了纸张，只有16%真正做到桌面或办公空间高度无纸化。

许多企业的核心工作流程都已全面数位化，例如我们习惯将表单或文件资料扫描到ECM (Enterprise Content Management)或BPM (Business Process Management)系统，依照标准流程进行单据核销、贷款申请、付款作业等，这些我们统称为後端(勤)系统(Back Office)；近年随着科技进步，而兴起的CRM、线上服务平台(Front Desk)或其他网际网路服务等的前端系统(Front Office)，也对企业在面对一线客户上，发挥了提高生产力的功效。

但回归到专案管理、人力资源管理、产品及服务研发、物流管理或商业决策等工作，这些数位化流程往往无法发挥预期效益。尽管现在的文件几乎都已经是透过数位方式产生，但在文件使用的过程中，往往会再产生出纸本。个人或是工作流程的使用现实上仍是以纸本为基础，追求全面的无纸化流程固然不见得是一个必要的诉求，但往往都存在优化的可能性。要进一步提升文件数位化的效益，可以从以下几点着手：

*   观察企业内部使用者如何使用软硬体，如何真正改善了工作效率。某些细微的工作环节虽然不至於影响公司主要的工作流程，但却是使用者每天会碰到的，要特别留意观察。

*   如果办公室充斥了过多的纸张，检视事务设备的扫描功能是否已被充份运用，使用者对扫描功能的操作是否熟悉，是否有能力将文件扫描到正确的储存位置及工作流程内。

*   将无纸化工作流程及电子文件归档列为全体员工或是部门的目标。

*   针对现有的ECM或BPM产品，分析哪些功能常被哪些部门或哪个专案使用。特别注意行动存取及签核应用，以及对第三方整合的支援程度。

*   检视ECM的政策及使用准则，以及针对新进及现有员工提供了哪些教育训练。尝试导入分层管理的内容管理政策。

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