企业内部所有营运成本就好比一座冰山，可分为冰山上面看的到成本，以及隐藏在海平面下看不见的花费，而往往看不见的费用都是庞大且须透过专业团队的谘询才能够量化的，因此关於这些看不到的成本针对企业内部的文件使用花费可从哪边开始着手呢?

冰山上的可见成本:

租金、计张、每年设备维护费用

冰山下的隐藏成本:  

1. 文件流程-

办公室的设备摆放位置、设备所具备的功能、是否已导入解决方案都会影响到使用者输出文件的模式，因此如果以过往纯粹输出这样的概念下，往往在使用者的使用方法可能是人力耗损高但使用效率低的状态，因此在每个办公室在使用文件及如何输出的流程，如果能够有效的量化都是可以增加使用者工作效率

2. 耗材订购及人力管理-

不同的事业群有各自的采购流程，而且对於每次采购产品时必须要跟不同厂商议价，因此在人力管理流程相对来说得付出更多成本因为不同设备的窗口不一，且厂商不一致

3. 设备及耗材摆放空间-

不同的事物设备例如影印机、印表机、传真机在未经过规划，且为各自采购时所站的空间及预备各种不同耗材占据的空间都会降低企业使用空间的坪效，尤其以台北市这样高经济水准的城市，花费成本更高

4. 故障叫修维护成本-

企业因为采购习惯不同，对买断的设备及租赁设备，会有标准不一的维护方式与费用，而且跟随着不同服务窗口，收费标准不一，无形中垫高了公司内部的维护成本

5. 设备耗电量-

如同前面所提因为办公室空间未经妥善规划，因此随意添购设备，一般往往认为小台印表机耗电量低而大量添置使用，但其实在面对这样小型机台在其燠热所产生的瞬间耗电量跟一台大型多功能事务机已经来的差不多，如又遇上特殊单位如各自小台设备多 但每天使用时间常在休眠跟燠热之间排徊，其产生出来的电力更为可观。