企业内部都有重要的文件需要被管理，而这些经数位化後的电子文件该怎麽有效的管理，其实大大影响到企业的经营效率与未来的发展。一般企业文件尚无有效的管理方式，文件均散落在各个员工的电脑或手中，员工一旦经部门调动或离职，这些文件因为无统一的备存空间，极有可能消失，无形中造成企业的损失，日後需要花费多余的人力与时间重制文件，若文件流出到企业外部，企业将可能面临公司商誉受损的风险。

一般谈到文件的共享机制，各位可能会想到网路共享磁碟机，这个大家都耳熟能享的功能，其实有一个致命的缺点，那就是缺乏完善的文件权限管理机制，举例来说，某公司营业部的同仁可以任意进到网路共享磁碟机中，浏览人资部的资料夹，若该同仁有意存取其他员工个资，提供给外部猎人头公司，挖角公司优秀人才，将导致公司人才流失，因此，针对企业内部做好文件管理的权限控管，是相当重要的一课。

随着资讯安全的意识崛起，再加上日积月累的文件越来越多，该如何方便又快速找到需要的文件，确定各专案成员手上都是新的文件，同时要确保机密文件不会外流，成为企业重视的需求之一。

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